Bien gérer un l’organisation d’un événement
L’événementiel ne consiste pas seulement en l’organisation d’événements locaux, nationaux voire internationaux. Un projet événementiel implique de nombreuses compétences dans différentes expertises ainsi qu’une bonne gestion de projet pour veiller à la bonne organisation d’un projet. Ainsi, l’organisation d’un événement nécessite des compétences en management, en méthodologie, en relationnel, en technique mais également en marketing et en communication pour sa promotion. Pour rassembler un maximum de monde, l’événement fait l’objet d’une stratégie sur mesure activant différents leviers de communication tels que le graphisme, les réseaux sociaux, les campagnes d’emailing, la publicité, les relations publics et bien d’autres encore. Le chef de projets est alors un véritable chef d’orchestre capable de superviser les échanges entre les différents acteurs du projet ainsi que les tâches de chacun.
1ère étape, prendre connaissance de l’événement dans sa globalité
Pour l’organisation d’un événement de quelle que nature qu’il soit, le cahier des charges est un véritable outil de travail. C’est votre feuille de route qui contient toutes les informations nécessaires à l’élaboration de la stratégie marketing visant à promouvoir l’événement et à cibler les participants. Le cahier des charges contient de nombreuses indications comme le planning, les deadlines, le budget, le brief, les objectifs, le nombre de participants espérés, les informations logistiques, tous les corps de métier participants à la réussite de l’événement. Ce document permet d’avoir pleinement connaissance des contraintes et des objectifs à prendre en compte lors de l’élaboration de la stratégie de communication événementielle.
2ème étape, le brainstorming
Toute stratégie de communication commence par un brainstorming en équipe permettant de lister les différentes pistes créatives. Dans le brainstorming on évoque les moyens de communication, les angles d’attaque, les besoins, les canaux de communications et toutes les idées qui permettent de se démarquer de la concurrence et qui peuvent donner envie de s’inscrire à l’événement. Il ne reste ensuite plus qu’à éliminer certaines pistes et de développer les orientations les plus stratégiques.
3ème étape, la construction de la stratégie événementielle
Après avoir validé les principaux axes de communication avec le client, l’agence d’événementiel établit la stratégie. Cette stratégie permettra de promouvoir l’événement en amont du lancement, mais également pendant et après l’événement. Pour asseoir la notoriété de l’événement, il est essentiel de prévoir une stratégie en 3 temps afin d’anticiper l’année suivante dans le cadre d’un autre événement. La communication événementielle peut ainsi faire appel à différents canaux selon la nature du contenu à diffuser et la cible de l’événement. La stratégie inclut la création d’une identité visuelle pertinente qui mènera à la création de toute la charte graphique de l’événement qui sera utilisée pour tous les supports marketing.
4ème étape, le choix des canaux de communication
L’agence de communication événementiel propose aux clients différents médias de communication. L’idée est de choisir les canaux de communication où se trouve votre cible. Prenons l’exemple, d’un événement visant tous les acteurs du yachting. On diffusera notre communiqué de presse auprès de journalistes stratégiques. On ciblera ceux qui écrivent dans des médias évoquants le yachting, mais aussi dans les métiers de la mer, voire presse régionale dans laquelle se déroule l’événement.
5ème étape, la production de contenus prints et digitaux
Pour atteindre un maximum de monde, la stratégie de communication se décline sur les différents supports choisis. Généralement, on utilise aussi bien des supports papiers et des supports digitaux. Les affiches, flyers et brochures attirent l’œil et ont toute leur place dans le cadre d’une stratégie de communication. Cela permet d’informer la population locale de l’événement qui se déroulera chez eux. Un bon moyen de communiquer avec les locaux. Le digital permet d’élargir la cible et de communiquer à l’échelle départementale, régionale, nationale ou internationale avec les réseaux sociaux, l’envoi d’emails et la création de sites dédiés pour l’occasion.
6ème étape, la confection du stand ou de l’espace
Qu’il s’agisse d’organiser une manifestation, un événement sportif ou de promouvoir la participation d’un client à un Salon, l’agence de communication se charge du design du stand et de l’agencement et de la décoration du stand.
Cela passe par l’élaboration de plans en amont et par une recherche graphique approfondie qui doit être en harmonie avec la charte établie. Les stands doivent donner envie aux visiteurs de s’arrêter et doivent être suffisamment explicites quant aux services proposés.
7ème étape, communiquer le jour j
Le jour j du lancement de l’événement est la concrétisation et l’aboutissement de plusieurs semaines de travail. L’événement est l’occasion de faire le plein de contenus. En effet, ces contenus permettront de promouvoir l’événement pour une nouvelle édition ou bien pour promouvoir votre entreprise. Photos, vidéos, directs et reportages, déployez tous les moyens qui vous permettront de valoriser ce que vous avez accomplis pour compléter votre stratégie.
Communiquer sur un événement, c’est l’occasion de laisser libre cours à son imagination et de faire pétiller ses idées. Cela représente un gros travail vite récompensé par la satisfaction de voir naître des échanges entre les différents participants !
Martine Duclaux, Dirigeante de l’agence Delta Créa gère tous vos événements :
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